Administrando Seu Tempo Com Uma Tabela de Tempo.
Para quem se preocupa com administração de tempo, a primeira medida para melhorar sua utilização, é verificar como ele vem sendo empregado. Muitas pessoas imaginam que sabem como usam seu tempo, mas quando eles são registrados, numa “tabela de tempo”, o resultado é surpreendente para estes indivíduos.
Algumas situações comuns observadas numa tabela de tempo:
• Muitas decisões sobre assuntos urgentes;
• Períodos de grandes atividades consertando ou refazendo atividades anteriores.
Para evitar essas e outras situações, é que se torna essencial à utilização de uma tabela de tempo, onde em um primeiro momento, você deve registrar o tempo gasto em cada atividade durante o dia, por alguns dias.
Com esses dados em mãos, você será capaz de identificar onde estão os seus “gargalos”, ou melhor, que atividades lhe tomam mais tempo, e qual a importância dessas atividades.E assim, você poderá planejar suas atividades em função dos assuntos mais importantes que tem a tratar.
Quanto tempo utilizar em cada tarefa?
A lei de Parkinson diz que o trabalho tende a preencher (ou adaptar-se) ao tempo disponível ou alocado para ele. Se você alocar uma hora para uma determinada tarefa, terá mais chances de terminar o trabalho dentro desse prazo, caso estabeleça duas horas para o mesmo trabalho provavelmente utilizará às duas horas para o trabalho. Portanto, estabeleça sempre a quantidade de horas e datas para conclusão de projetos, provavelmente descobrirá um meio de fazê-lo dentro do prazo estabelecido por você, e sua produtividade aumentará bastante.
Dividindo seu trabalho de rotina em lotes.
A divisão em categorias e o agrupamento de seu trabalho podem ser chamados de "agrupamento". Processe as informações e as tarefas semelhantes em lotes, reduzindo dessa forma, o desperdício e o deslocamento. Você executará cada tarefa de forma mais eficiente. Muitos elementos de seu trabalho podem ser reduzidos a simples rotinas que lhe permitirão concluir tarefas semelhantes no mínimo tempo possível. Esses tipos de tarefas realmente se prestam ao agrupamento. As vantagens de abordar o seu trabalho dessa maneira são várias. Você verá que o trabalho em lotes permite que você se prepare e se organize para ele de uma só vez, ao invés de ter de fazê-lo várias vezes se o trabalho for feito aleatoriamente.
Algumas situações comuns observadas numa tabela de tempo:
• Muitas decisões sobre assuntos urgentes;• Conversas telefônicas que se estendem demasiadamente;
• Períodos de interrupções constantes;
• Concentração em assuntos pouco importantes;
• Períodos de “escravidão ao papel”, onde se manuseiam muitos papéis sem importância;
• Falta de tempo para pensar e planejar, ficando escravo da rotina;• Períodos de grandes atividades consertando ou refazendo atividades anteriores.
Para evitar essas e outras situações, é que se torna essencial à utilização de uma tabela de tempo, onde em um primeiro momento, você deve registrar o tempo gasto em cada atividade durante o dia, por alguns dias.
Com esses dados em mãos, você será capaz de identificar onde estão os seus “gargalos”, ou melhor, que atividades lhe tomam mais tempo, e qual a importância dessas atividades.E assim, você poderá planejar suas atividades em função dos assuntos mais importantes que tem a tratar.
Quanto tempo utilizar em cada tarefa?
A lei de Parkinson diz que o trabalho tende a preencher (ou adaptar-se) ao tempo disponível ou alocado para ele. Se você alocar uma hora para uma determinada tarefa, terá mais chances de terminar o trabalho dentro desse prazo, caso estabeleça duas horas para o mesmo trabalho provavelmente utilizará às duas horas para o trabalho. Portanto, estabeleça sempre a quantidade de horas e datas para conclusão de projetos, provavelmente descobrirá um meio de fazê-lo dentro do prazo estabelecido por você, e sua produtividade aumentará bastante.
Dividindo seu trabalho de rotina em lotes.
A divisão em categorias e o agrupamento de seu trabalho podem ser chamados de "agrupamento". Processe as informações e as tarefas semelhantes em lotes, reduzindo dessa forma, o desperdício e o deslocamento. Você executará cada tarefa de forma mais eficiente. Muitos elementos de seu trabalho podem ser reduzidos a simples rotinas que lhe permitirão concluir tarefas semelhantes no mínimo tempo possível. Esses tipos de tarefas realmente se prestam ao agrupamento. As vantagens de abordar o seu trabalho dessa maneira são várias. Você verá que o trabalho em lotes permite que você se prepare e se organize para ele de uma só vez, ao invés de ter de fazê-lo várias vezes se o trabalho for feito aleatoriamente.
